Si vous partez en vacances ou en congé de maladie, pensez à activer le répondeur automatique sur votre boite mail Sogo GandiMail.
Grâce à cette fonctionnalité simple, vous ne craignez plus de laisser les e-mails reçus sans réponse.
En ajoutant une réponse automatique, vous pouvez par exemple demander à votre destinataire de vous joindre par téléphone ou de l’informer simplement du motif et de la durée de votre absence.
Voyons alors à travers ce tuto comment activer la réponse automatique sur Sogo GandiMail.
Activer la réponse automatique dans le webmail SOGO
Pour activer la réponse automatique sur votre boite mail , voici la démarche d’activation à suivre :
- Ouvrez tout d’abord votre compte mail Sogo.
- Cliquez ensuite sur la rubrique « Préférences ».
- Sur le menu de la page, sélectionnez « Courrier » puis « Absence prolongée ».
- Par la suite, cochez la case « Activer les réponses automatiques d’absence prolongée ».
- Choisissez une date de début et une date de fin pour cette réponse automatique.
- Choisissez l’objet de la réponse. Par exemple : « Absence pour congé ».
- Ajoutez également le texte de la réponse et validez. Exemple : « Ceci est une réponse automatique. Je suis actuellement en congé pendant 10 jours. Je vous contacterai dès que possible. Cordialement. »
Dès que c’est, vos contacts recevront ce message prédéfini lorsqu’ils vous envoient un mail durant cette période.
À savoir, si un contact vous envoie plusieurs messages, cette réponse automatique ne lui sera envoyée qu’une fois tous les 4 jours.
Ceci vous évitera de surcharger sa boite mail avec votre répondeur automatique.
Comment désactiver la réponse automatique Sogo Mail ?
La réponse automatique reste opérationnelle pendant toute la période que vous avez définie, dès la date du début et jusqu’à la date de la fin.
Néanmoins, pour annuler la réponse automatique avant ce délai, répétez les étapes mentionnées ci-dessus de 1 à 3.
Décochez ensuite la case « Activer les réponses automatiques d’absence prolongée ».
Rappelons d’ailleurs que vous pouvez ajouter une signature automatique à vos mails.
Vous avez également la possibilité de définir plusieurs identités et de basculer entre elles lors de l’envoi de chaque mail.
Bonnes pratiques pour personnaliser votre message d’absence
La rédaction d’un message d’absence efficace nécessite une approche professionnelle adaptée à votre secteur d’activité.
Pour les entreprises de services, mentionnez explicitement les coordonnées d’un collègue de remplacement ou d’un service client alternatif.
Par exemple, dans le domaine médical, précisez les numéros d’urgence appropriés, tandis que pour les activités commerciales, indiquez les délais de traitement des commandes en cours.
L’ajout d’informations contextuelles comme « Je traiterai votre demande en priorité à mon retour le [date précise] » rassure vos correspondants et maintient la relation client.
Cette personnalisation du répondeur contribue significativement à préserver votre image professionnelle durant vos périodes d’indisponibilité.
Configuration avancée et gestion des exceptions dans SOGO
Au-delà de l’activation basique, SOGO Gandimail propose des fonctionnalités avancées souvent méconnues des utilisateurs.
La création de règles d’exception permet de traiter différemment certains expéditeurs prioritaires : clients VIP, partenaires stratégiques ou urgences familiales.
Dans l’interface « Filtres de messagerie », vous pouvez paramétrer des conditions spécifiques basées sur l’objet du mail (contenant « URGENT » ou « FACTURE ») ou l’adresse d’expédition.
Ces messages échapperont alors au répondeur automatique standard et pourront déclencher une notification push sur votre smartphone.
Cette approche segmentée optimise considérablement la gestion de vos communications professionnelles, particulièrement cruciale pour les dirigeants d’entreprise et les professions libérales.
Alternatives mobiles et synchronisation multiappareils
La gestion nomade de votre répondeur SOGO s’avère indispensable pour les professionnels en déplacement fréquent.
L’application mobile Gandimail synchronise automatiquement vos paramètres d’absence avec la version web, permettant des modifications en temps réel depuis votre smartphone ou tablette.
Pour les utilisateurs d’Outlook ou Thunderbird, la configuration IMAP préserve cette synchronisation bidirectionnelle des réglages.
Une fonctionnalité particulièrement appréciée concerne la programmation différée.
Vous pouvez préparer plusieurs messages d’absence type (vacances d’été, déplacements professionnels, congés maladie) et les activer instantanément selon le contexte.
Cette flexibilité mobile transforme la gestion de votre absence en un processus fluide et professionnel, essentiel pour maintenir la continuité de vos échanges commerciaux.
